Forretningsorden for Nordisk Kaktus Selskab.
Vedtaget på generalforsamlingen 7. Maj 2022.
Formanden:
Formanden er den øverst ansvarlige i Nordisk Kaktus Selskab og er den, der udadtil repræsenterer foreningen.
Formandens opgaver løses på ad hoc-basis, men rent konkrete opgaver og pligter er f.eks. følgende:
Formanden er den ordførende for foreningen. Dvs. at det normalt er formanden der udtaler sig på foreningens vegne.
Formanden sikrer sammen med bestyrelsen den daglige drift af foreningen Nordisk Kaktus Selskab.
Formanden sætter dagsordenen på bestyrelsesmøder. Formanden planlægger, evt. sammen med en af de lokale kredse, årsmødet i Nordisk Kaktus Selskab og foretager de nødvendige aftaler i god tid med værtsstedet. Formanden sørger for at annoncere årsmødet i medlemsbladet eller i et særligt nyhedsbrev og står for medlemmernes tilmelding og betaling til mødet. Formanden udarbejder et program for årsmødet samt en dagsorden til generalforsamlingen, som i god tid udsendes til medlemmerne som en del af medlemsbladet eller i et særligt nyhedsbrev. Informationen lægges også på hjemmesiden.
Formanden har ansvar for at sikre sig, at Nordisk Kaktus Selskabs vedtægter til enhver tid bliver overholdt og - hvis dette ikke er tilfældet - da at sætte korrigerende aktiviteter i værk.
Formanden skal være velinformeret om foreningens drift og status, herunder økonomi.
Bestyrelsen har et kollektivt ansvar for drift af foreningen, herunder økonomi, men formanden er den øverste økonomisk ansvarlige, og fungerer til daglig som backup for kassereren.
Formanden skal være behjælpelig overfor medlemmer med at løse evt. konflikter i forhold til bestyrelsen, interessegrupper eller andre medlemmer på en saglig måde og i overensstemmelse med Nordisk Kaktus Selskabs vedtægter.
Formanden påtager sig endvidere at indgå i planlægningen af eksterne arrangementer såsom NKS´ deltagelse i CPH Garden og lignende events.
Formanden sender, sammen med den øvrige bestyrelse, med passende mellemrum digitale nyhedsbreve til medlemmerne.
Kassereren:
Kassereren er ansvarlig for bogføring af selskabets indkomster og udgifter. Dette indbefatter kontobevægelser i foreningskontoen i Danske Bank, PayPal og Mobile Pay erhvervsløsning MyShop.
Kassereren sørger for at få årsregnskabet revideret af revisor og fremlægger det sammen med kassererens beretning på generalforsamlingen.
Kassereren er ansvarlig for at samtlige udgifter kan verificeres med tilhørende bilag og arkiverer disse, med link til kontoudskrift.
Kassereren er kontaktperson og er kontaktadresse for foreningen overfor banker, MobilePay, PayPal og CVR-register.
Kassereren sender velkomstbrev med aktuel information og frøposer til nyinmeldte medlemmer.
Kassereren udarbejder et budget for det følgende år. Budgettet fremlægges på generalforsamlingen.
Sekretæren:
Sekretæren er medlemsansvarlig, hvilket betyder, at sekretæren administrerer ind- og udmeldelser i Nordisk Kaktus Selskab og jævnligt opdaterer de aktuelle medlemslister i Google Docs.
Sekretæren forestår kommunikationen med nye potentielle medlemmer, som henvender sig til Nordisk Kaktus Selskab.
Sekretæren tilmelder og sletter (blokerer) tidligere medlemmer på hjemmesiden, så disse ikke længere har fuld adgang til hjemmesiden.
Sekretæren forestår udsendelse af reminder mails til medlemmer, som skal forny deres kontingent. Der udsendes to reminder mails med passende mellemrum, og ved fortsat ignorering af indbetaling af kontingent, sendes information til medlemmet om udmelding og sletning på medlemslisten.
Sekretæren sender regelmæssigt besked til den postansvarlige (p.t. Hanna E. Hansen) vedrørende nye medlemmer som ønsker blad sendt i papirformat. Sekretæren informerer ligeledes vedrørende medlemmer med blad som udmeldes af NKS.
Sekretæren sender det nye medlemsblad (pdf) ud til de digitale medlemmer, så snart det ligger klar fra redaktørens side.
Webmaster:
Står for at vedligeholde Nordisk Kaktus Selskabs hjemmeside. Posten som webmaster er ikke på valg.
